Cosa dovrei fare se non riesco a contattare il mio ospite?

Contattare gli ospiti prima del loro arrivo è essenziale per garantire un check-in senza problemi e creare una buona esperienza fin dall'inizio. Se stai avendo difficoltà a raggiungere un ospite, questa guida ti mostrerà come comunicare efficacemente su Airbnb, Booking.com e Holidu, e quali azioni intraprendere se l'ospite non risponde.

Usa la funzione Messaggi ospiti: la tua casella di posta centralizzata

La funzione Messaggi ospiti di Holidu riunisce tutte le tue conversazioni con gli ospiti in un unico posto, indipendentemente dal canale di prenotazione utilizzato. Che la prenotazione provenga da Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo o dal tuo sito web diretto, potrai gestire tutti i messaggi da una sola interfaccia.

Questo è il metodo più veloce e affidabile per raggiungere gli ospiti prima dell'arrivo.

Come accedere a Messaggi ospiti:

• Vai a Messaggi → Posta in arrivo dal menu di navigazione per visualizzare tutte le conversazioni
• Oppure apri una prenotazione specifica dalla scheda Prenotazioni e fai clic sul collegamento del messaggio nella vista dettagli della prenotazione per accedere direttamente alla conversazione con l'ospite

Assistente AI incluso

Un Assistente AI è incluso senza costi aggiuntivi e gestisce automaticamente le domande comuni degli ospiti su check-in, servizi, indicazioni e altro ancora, in base agli argomenti che hai assegnato nella sezione Gestisci impostazioni. I messaggi vengono automaticamente tradotti tra la tua lingua e quella dell'ospite, quindi la barriera linguistica non è mai un problema. Puoi assumere il controllo di qualsiasi conversazione in qualsiasi momento o modificare quali argomenti l'AI gestisce quando vuoi.

Dettagli di contatto degli ospiti per canale

I Messaggi ospiti funzionano su tutti i canali. Tuttavia, a seconda della fonte di prenotazione, i dettagli di contatto aggiuntivi (telefono, email personale) potrebbero non essere sempre visibili.

Canale	Telefono/Email visibile?
Holidu e prenotazioni dirette	Sì, per impostazione predefinita
Airbnb	Potrebbe essere nascosto
Booking.com	Potrebbe essere nascosto
Vrbo	Potrebbe essere nascosto

Su Airbnb, Booking.com e Vrbo, l'email personale dell'ospite è mantenuta privata da queste piattaforme. L'email personale dell'ospite diventa visibile se completa il modulo di arrivo Holidu.

Nuovi host: Se non hai ancora completato il tuo primo check-in confermato, i dettagli di contatto dell'ospite sono nascosti fino a 2 giorni prima del check-in. Dopo il tuo primo check-in riuscito, questa restrizione viene rimossa per tutte le prenotazioni future.

Se non riesci a raggiungere l'ospite

Prova questi metodi in ordine:

1. Messaggi ospiti (Messaggi → Posta in arrivo) — sempre il primo passo migliore, indipendentemente dal canale
2. WhatsApp — invia un breve messaggio educato
3. Telefonata — se non c'è risposta su WhatsApp
4. Email — segui con un messaggio se disponibile

Suggerimento per il messaggio

Mantieni il tuo messaggio amichevole e conciso. Per esempio:

"Ciao [Nome ospite], sono [Tuo nome] da [Nome struttura]. Volevo solo confermare l'orario del tuo arrivo. Per favore fammi sapere quando hai un momento. Non vedo l'ora di accoglierti!"

Se il check-in è imminente

Se il check-in è tra i prossimi 7 giorni e non hai ricevuto risposta su nessuno dei canali, contatta il nostro team di supporto tramite l'assistente Holidu. Potranno aiutarti a verificare i dettagli della prenotazione e raggiungere l'ospite tramite il canale di prenotazione originale, se necessario.

Best practice per evitare lacune nella comunicazione

1. Contatta gli ospiti presto tramite Messaggi ospiti

Invia un messaggio di benvenuto cordiale pochi giorni prima dell'arrivo per impostare un tono positivo e confermare i dettagli chiave. L'Assistente AI può gestire automaticamente le domande di follow-up.

2. Invia chiare istruzioni di arrivo in anticipo

Assicurati che gli ospiti conoscano l'orario di check-in, la posizione e i dettagli di accesso. Questo riduce significativamente la necessità di comunicazioni urgenti all'ultimo minuto.

3. Usa messaggi automatizzati

I messaggi automatizzati di Guest Connect funzionano insieme a Messaggi ospiti. Quando gli ospiti rispondono a un messaggio programmato, l'Assistente AI può continuare la conversazione in modo intelligente.

4. Abilita il check-in autonomo dove possibile

Questa opzione evita lo stress dell'ultimo minuto se la comunicazione è ritardata. Gli ospiti possono accedere senza bisogno di coordinamento in tempo reale.

5. Chiedi agli ospiti di confermare l'orario di arrivo 2-3 giorni prima

Un breve messaggio mantiene tutti allineati e riduce le sorprese il giorno dell'arrivo.

Informazioni importanti sulla privacy e il supporto

Holidu non è obbligata a raccogliere informazioni personali degli ospiti per tuo conto. Se hai bisogno di questi dettagli per scopi di registrazione o conformità normativa, contatta direttamente gli ospiti. Il nostro team di supporto in lingua locale è disponibile 7 giorni alla settimana se hai bisogno di aiuto nel contattare un ospite o se hai domande sulla gestione della comunicazione.

Per qualsiasi assistenza ulteriore, utilizza il modulo di contatto disponibile nel nostro centro assistenza.